【例文付き解説】質問メールにはどう対応する？
配信日：2024年06月18日／配信地域：高知
本メールは、求人に関する弊社の商品を
ご案内させていただくメールマガジンです。
今回は、弊社求人サイト「WEBアルパ」の
質問メール機能と、実際に届いた質問内容・返信例を
ご紹介させていただきます。
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■ 質問メールの特徴
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質問メールは、勤務時間や勤務日、休日などの
募集内容について匿名で質問できるサービスです。
現在はスマホで仕事探しをする方が多いので、
疑問に思ったことを気軽に質問できるようにすることで
応募に繋がりやすくしています。
質問メールのメリットは、
(1)時間帯を気にせず求職者からの質問を受付けることができる
(2)やりとりなどを文字に残せる
(3)求職者からの質問に対して、代替案の提案などが会話のように回答できる
以上の3点です。
デメリットは、「回答に時間がかかる場合があること」。
質問メールのやり取りをしている間に、求職者側の
別の採用が決まってしまったなどの例もあります。
質問メールが届いた通知があった場合には、
速やかにご返信していただくようお願いいたします。
すぐに返信をすることにより、企業・お店の印象がグッと良くなります。
休日(定休日)に質問メールがあった場合の返信は、
翌営業日の午前中にはご対応ください。
1日以上返信が遅れた場合は、
その理由とお詫びのメッセージを添えるとより良いでしょう。
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■ WEBアルパでの対応方法
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それでは、WEBアルパでの対応方法をご紹介します。
手順はとても簡単です。
質問メールがあった場合、通知が届きます。
その通知内に記載されている
URLをクリックしてアクセスしていただき、
認証番号を入力します。
(認証番号は各営業にご確認ください)
質問フォームが開きますので、回答をご入力ください。
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■ 実際に届いた質問内容と返信例
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質問内容は、こちら側が想定していないようなことや、
募集内容には表記していないことだったりします。
回答の仕方によっては応募意欲を削いでしまう場合もあるので、
返信には細心の注意が必要です。
以下に、最近実際に届いた質問と返信例をご紹介しますので、
ぜひ参考にしてください。
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例(1)
質 問：制服にスカートはありますか？
回答例：ご質問ありがとうございます。
スカートの制服はございません。
下はパンツでの作業となり、綿パンやジーンズなど
ご自身でご準備していただいております。
貸与する制服はポロシャツと帽子です。
ご検討いただける場合は、応募フォームよりご応募ください。
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【回答のポイント】「無い」という回答のみではなく、
実際にどのような制服があるのか詳細を記入されると、
求職者がイメージしやすいです。
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例(2)
質 問：ネイルはOKですか？
回答例：ご質問ありがとうございます。
ベージュやピンクなどのシンプルな
ワンカラーのショートネイルなら大丈夫です。
ご検討いただける場合は、応募フォームよりご応募ください。
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【回答のポイント】 最近ネイルに関しての質問は多いです。
「シンプルなもの」「派手で無いもの」などの注釈は
人によって基準が違うので、規定があるなら原稿内に
短くまとめて表記するのもオススメです。
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例(3)
質 問：週3日～入れますか？
回答例：ご質問ありがとうございます。
週3日～でも大丈夫です。
週末に勤務していただけると助かりますが、
希望に沿うようにシフトを組ませていただきます。
ご検討いただける場合は、応募フォームよりご応募ください。
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【回答のポイント】「大丈夫」という回答のみではなく、
こちらから提示する条件を付け加えると、
ミスマッチを無くすことができます。
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■ 質問メールに対応する際の注意点
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質問フォーム内で、名前や電話番号などの
個人情報を聞き出すことはNGです。
返信例文のように、応募フォームへの誘導をお願いします。
質問者の中には、
在職中に新しい仕事を探している方や授業のある学生さんなど、
電話に出られる時間が限られているという理由で
質問フォームでのやりとりを希望される方が多いです。
そのため、質問メールへの対応はフォーム内での返信をオススメしています。
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■ 求人サイト「WEBアルパ」へのお申込み方法
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【STEP：01 掲載プランのご説明】
WEBアルパの掲載プランは、
■掲載課金プラン
■応募課金プラン
■採用課金プラン
の3プランがございます。
掲載料金や原稿作成の流れについてなど、
ご利用いただく前にしっかりとご説明させていただきます。
ご説明は、完全無料にてお伺いさせていただきます。
【STEP：02 申込書のお取り交わし】
掲載プランの決定後、
申込書のお取り交わしをさせていただきます。
【STEP：03 原稿作成後、ご掲載】
募集内容のお打ち合わせをし、原稿を作成いたします。
原稿内容をご確認いただいた後、
直近の公開日よりWEBアルパへご掲載させていただきます。
貴社の人材を採用するためにも、ぜひご検討くださいませ。
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■ 最後に
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最後までお読みいただきありがとうございます。
今後も随時、情報提供をさせていただきたいと思います。
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メールまたはお電話、WEBからお気軽にご相談ください。